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About Us:

Financiera Via Carte is a dynamic financial institution focused on delivering tailored credit solutions with a commitment to service and operational excellence. We are currently seeking a highly organized and proactive Office Manager / Administrative Assistant to oversee day-to-day administrative operations and support key business functions.

Position Summary:

The Office Manager / Administrative Assistant will be responsible for ensuring smooth office operations, managing HR and employee benefits, handling accounts payable and receivable, and maintaining a productive, well-organized work environment. This role requires strong organizational and multitasking skills, a good understanding of basic accounting, and the ability to support a small but growing team.

Key Responsibilities:

• Oversee office operations, including ordering supplies, managing office attendance records, and ensuring general administrative efficiency.
• Coordinate and administer HR functions such as onboarding, employee records, and sourcing and managing employee benefits.
• Manage accounts payable and receivable, including vendor payments and client invoicing.
• Serve as a point of contact for internal staff and external partners for administrative matters.
• Ensure compliance with internal procedures and assist with the implementation of administrative policies.
• Support the executive and finance teams with administrative tasks as needed.

Requirements:

• Must be a Panamanian citizen currently residing in Panama.
• Strong organizational and time-management skills with attention to detail.
• Prior experience in office administration, HR, and basic accounting functions.
• Proficient in Microsoft Office (especially Excel) and accounting software is a plus.
• Professional demeanor, good communication skills, and a proactive attitude.
• Ability to work independently and handle sensitive information with confidentiality.

Language Skills: Spanish/English required

What We Offer:

• Competitive compensation package
• Dynamic, mission-driven work environment
• Opportunities for professional development and growth
• International exposure and cross-border team

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Cargo: Jefe de oficina / Asistente administrativo

Ubicación: Centro Financiero Towerbank, Ciudad de Panamá, Panamá

Sobre nosotros:

Financiera Via Carte es una institución financiera dinámica enfocada en ofrecer soluciones de crédito personalizadas con un compromiso con el servicio y la excelencia operativa. Actualmente estamos buscando un Jefe de Oficina / Asistente Administrativo altamente organizado y proactivo para supervisar las operaciones administrativas diarias y respaldar las funciones comerciales clave.

Resumen de la posición:

El Jefe de Oficina / Asistente Administrativo será responsable de garantizar las operaciones fluidas de la oficina, administrar los recursos humanos, la planilla y los beneficios de los empleados, manejar la caja chica y pagos eventuales de menor valor, y mantener un entorno de trabajo productivo y bien organizado. Este puesto requiere sólidas habilidades organizativas y multitarea, una buena comprensión de la contabilidad básica y la capacidad de apoyar a un equipo pequeño pero en crecimiento.

Responsabilidades clave:

• Supervisar las operaciones de la oficina, incluido el pedido de suministros, la gestión de los registros de asistencia de la oficina y la garantía de la eficiencia administrativa general.
• Coordinar y administre las funciones de recursos humanos, como la incorporación, los registros de empleados y la búsqueda y gestión de beneficios para empleados.
• Administrar las cuentas por pagar y por cobrar, incluidos los pagos a proveedores y la facturación a clientes.
• Servir como punto de contacto para el personal interno y los socios externos para asuntos administrativos.
• Garantizar el cumplimiento de los procedimientos internos y ayudar con la implementación de las políticas administrativas.
• Apoyar a los equipos ejecutivos y financieros con las tareas administrativas que sean necesarias.

Requisitos:

• Debe ser ciudadano panameño que resida actualmente en Panamá.
• Fuertes habilidades de organización y gestión del tiempo con atención al detalle.
• Experiencia previa en administración de oficinas, recursos humanos y funciones básicas de contabilidad.
• Dominio de Microsoft Office (especialmente Excel) y software de contabilidad es una ventaja.
• Comportamiento profesional, buenas habilidades de comunicación y una actitud proactiva.
• Capacidad para trabajar de forma independiente y manejar información sensible con confidencialidad.

Habilidades lingüísticas: Español/Inglés requerido

Lo que ofrecemos:

• Paquete de compensación competitivo
• Entorno de trabajo dinámico y orientado a la misión
• Oportunidades de desarrollo y crecimiento profesional
• Exposición internacional y trabajo en equipo transfronterizo
• Fuertes habilidades de comunicación y análisis