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Job Post Details

Asistente De Presidencia - job post

Konzerta Selecta
3.8 out of 5
Panamá
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Ubicación

Panamá

Descripción completa del empleo

Recepción y envío de documentos requeridos por la Presidencia y Vicepresidencia para firma de contratos, adendas y otros. Colaborar con el análisis y elaboración de informes que se presentaran acorde a las reuniones respectivas. Cumplir con las tareas administrativas asociadas a calendarios electrónicos, documentos relevantes, aplicaciones para oficinas y el diligenciamiento de formularios digitales requeridos. Actuar como punto de contacto entre los ejecutivos, corredores, los empleados, los clientes y otros socios externos.

Gestionar el flujo de información de manera oportuna y correcta, dando prioridad a la confidencialidad de los temas tratados. Gestionar todo lo relacionado a la mensajería recibida que sea de interés para el área de Presidencia y Vicepresidencia, considerando escaneo de dicha documentación en caso de ser necesario y su respectiva distribución a quien corresponda manteniendo informados y actualizados de manera oportuna a los interesando, realizando el respectivo seguimiento de la misma. Dar seguimiento a procesos internos y externos a ejecutivos u otro colaborador que haya sido solicitado por el área de Presidencia y Vicepresidencia. Colaborar con trámites administrativos varios; organización de eventos solicitados por el área de Presidencia y Vicepresidencia, así como también a sus distintas áreas transversales.

Hacer un seguimiento de los gastos semanales de la bolsa de gastos de presidencia, manejando caja menuda, registrando y realizando el debido informe de gastos, con el detalle de la radicación de facturas para su control, analizando y dando seguimiento al gasto VS el presupuesto. Coordinar, gestiona y ejecuta la compra de tiquetes, la agenda de viajes, reservas de hoteles y restaurantes entre otras actividades asociadas. Coordinar la prestación de servicios generales requeridos para la Presidencia y Vicepresidencia (telefonía-roaming, combustible, transporte, alimentación). Coordinar seguimientos logísticos requeridos por el presidente y vicepresidentes como: Mantenimiento de vehículos y mantenimiento preventivo locativo de espacios de presidencia.

Coordinar y ejecutar los proyectos de donaciones u otras solicitudes compartidas por el CEO´S.Velar que se cumplan en el tiempo establecido. Gestionar y acompañar en cualquier trámite con instituciones privadas y públicas para asuntos de la compañía. Gestionar los calendarios de Presidencia y Vicepresidencia para reuniones con la directiva y concertar reuniones internas y externas. Coordinar la compra de insumos de oficina para la realización de actividades de Presidencia.

Garantizar el buen uso de los espacios asignados a Presidencia para reuniones o eventos. Coordinación de sala, verificación de audiovisual y sonido en el caso de reuniones virtuales y elementos necesarios para la atención de los invitados. Participación en la mesa transversal para apoyar en la dinámica en los eventos como convenciones, retos regionales, fiesta de corredores y fiesta de navidad de colaboradores entre otros que puedan ser definidos.
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