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Job Post Details

Asistente Administrativo/a - job post

Fundación Ciudad del Saber
3.3 out of 5
Panamá, Provincia de Panamá

Ubicación

Panamá, Provincia de Panamá

Descripción completa del empleo

La Fundación Ciudad del Saber está buscando un/a Asistente Administrativo/a que se una al equipo de Negocios.


En la Fundación Ciudad del Saber creemos en la igualdad, valoramos nuestra diversidad y no dejamos a nadie fuera.
Declaramos que en nuestros procesos de reclutamiento y selección brindamos igualdad de oportunidades y no discriminamos por raza, edad, nacionalidad, sexo, credo ni orientación sexual o identidad de género.


¿Qué hace esta posición?

El/La asistente administrativo tendrá como objetivo apoyar al Director, al Especialista y a los Gerentes de Negocios en las tareas administrativas y de soporte correspondientes a los procesos establecidos de atracción y retención de nuevos clientes, así como la atención de los clientes establecidos en el campus y sus necesidades. Asegurar el buen funcionamiento de la oficina al planificar y coordinar las actividades administrativas necesarias.


Entre sus funciones principales:

  • Gestionar y coordinar llamadas, visitasy recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros de la vicepresidencia.
  • Coordinar y agendar reunionesde negocios, entrevistas, citas y otras actividades afines.
  • Gestionar el calendarioy coordinar el trabajo con las reuniones de negocios.
  • Será responsable de la información escrita de la vicepresidencia, recibiendo y gestionando la organización de los documentos, redacción de cartas, minutas, escanear documentos, seguimientos y archivo.
  • Responsabilidad en la actualización de la base de datos de los clientes y usuarios, manteniendo los procedimientos y guías existentes para clientes
  • Apoyar en el proceso de Contratos y Convenios según instrucciones del equipo de Posventa.
  • Gestionar el proceso de las solicitudesde visa, permisos de trabajo y exoneraciones cumpliendo con los registros, tiempos y en coordinación con el solicitante y el equipo de Posventa.
  • Interactuar con clientesy terceros, canalizar sus reclamos y/o encargarse de sus requerimientos de manera eficaz.
  • Movilizar documentación físicaentre PDU, Legal, Negocios, Finanzas y Recepción.
  • Llevar registro del seguimiento de la mensajería(interna y externa)
  • Llevar la relación con proveedores, realizar los procesos de solicitudes de pagos y seguimiento de comprasde la vicepresidencia.
  • Organizar los comités consultivos y eventos de la vicepresidencia, reservando los salones de conferencias, coordinando la alimentación con proveedores y gestionar la logística del evento.
  • Encargarse de la coordinación generalde la oficina para prever cualquier requerimiento administrativo.

¿Eres la persona que estamos buscando?

  • Estudios en Mercadeo o Comunicación, Administración de Empresas o Ingeniería industrial
  • Experiencia con software de CRM (p. ej., Salesforce, Access.) (manejo de herrmaientas digital)
  • Alto nivel de compromiso.
  • Alto nivel de organización y seguimiento para la ejecución de los proyectos.
  • Habilidad organizativa y del buen manejo del tiempo.
  • Capacidades comunicativas (verbales y escritas) y habilidad para forjar relaciones
  • Estarás en contacto con distintos tipos de personas, tu habilidad para establecer buenas relaciones te abrirá puertas al éxito.
  • ¡Ser proactivo y poder adaptarse a los cambios es imprescindible!

A tener en cuenta:

  • Buen manejo del sistema office y otros programas que sirvan para la creación de una base de datos y sistema de préstamo de archivos
  • Conocimiento básico de historia y geografía nacional, y universal.
  • Capacidad de organización
  • Orientación al cliente y también a los resultados.
  • Disponibilidad para la flexibilidad de las tareas y los retos que se presenten.

Compensación y beneficios

  • Estarás expuesto/a a capacitaciones, eventos, conferencias y talleres casi a diario en temas que van desde finanzas hasta big data o inteligencia artificial.
  • Tenemos una cultura de crear, proponer, poner a prueba y validar iniciativas propias.
  • Cuentas con una plaza de restaurantes muy variados a 7 minutos caminando.
  • Para que te mantengas saludable tenemos beneficios en instalaciones deportivas.

¡Estarás en un lugar innovador donde nos sentimos orgullosos de lo que hacemos!

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